Wyobraź sobie taką sytuację:
Pracujesz w dziale HR. W zakresie rekrutacji współpracujesz z agencją rekrutacyjną.
Jesteś po pierwszej rozmowie z konsultantem, który ma Cię obsługiwać. Jest ok. Brzmi nawet profesjonalnie. Dostarczyłaś / dostarczyłeś opis stanowiska mailem i co dalej?
Dalej czekasz.
Niewiele osób charakteryzuje się cierpliwością i gotowością do czekania na kandydatów.
Managerowie nie mają cierpliwości. Twój szef / szefowa nie ma cierpliwości.
W końcu agencja przedstawia Ci kandydatów i zaczyna się mailowanie – tego odrzucasz, tego chcesz umówić na spotkanie, itd. Daj znać agencji i poproś ich o wsparcie. Przekazuj informacje zwrotne i graj w otwarte karty – im szybciej podzielisz się opinią o kandydacie, tym szybciej agencja dostarczy Ci nowe, lepsze CV.
Na koniec masz szansę zatrudnić odpowiedniego człowieka, bez konieczności poświęcania zbyt dużo czasu na poszukiwanie. Ty masz pracownika, agencja dostaje zapłatę – wspólny sukces!
Kiedy współpracujesz z agencją, warto pamiętać o kilku kwestiach:
- Agencja ma Cię wspierać, więc jeśli potrzebujesz informacji cząstkowych czy raportów z działań – masz prawo o nie prosić!
- Agencja ma w kontrakcie poufność! Jeśli obawiasz się, że podane przez Ciebie informacje „wypłyną” i przez to nie mówisz wszystkiego – utrudniasz sobie pracę. Rekruter jak czegoś nie wie, będzie popełniał błędy, a Ty zmarnujesz nas na spotkania i rozmowy z niedopasowanymi kandydatami.
- Agencja musi wiedzieć, jaki masz budżet na dane stanowisko. To z powodu powyżej, ale też zwyczajnie dlatego, że może dać Ci informację zwrotną, że dany budżet jest nieadekwatny. Poza tym pamiętaj, że agencja rozmawiała z kandydatem przed rekomendacją, co znaczy, że kandydat jest nastawiony na to, że jego oczekiwania finansowe mieszczą się w budżecie. Jeśli tak nie jest i odrzucisz kandydata z punktu, bo jest „za drogi” – kandydat może to źle odebrać i może się poczuć urażony. Nastawi się źle do agencji, która nie sprawdziła tego wcześniej, ale i do firmy, którą Ty reprezentujesz!
- Agencja jest w bezpośrednim kontakcie z kandydatami na rynku, dlatego warto zadbać, aby dobrze zrozumiała jaką organizacją jesteście i z jakimi osobami chcecie pracować. Agencja nie sprawdza tylko „technicznych” kwestii w przypadku kandydatów (oczekiwania finansowe, motywacja, okres wypowiedzenia), ale często daje również informację zwrotną odnośnie swojego postrzegania kandydata. Czy był komunikatywny, czy zamknięty w sobie, czy sprawia wyrażenie zaangażowanego, itd… Ta informacja jest przydatna, bo pozwala Ci skonfrontować swoje odczucia z tym, co na początku zauważył inny rekruter. Jeśli agencja nie dostarcza Ci sama z siebie takich informacji – warto o nie poprosić.
- Agencja dba o doświadczenie kandydatów, więc i Ty o nie dbaj. Wiem, że łatwo powiedzieć, a trudniej zrobić, ale to w gestii wewnętrznego HR-owca jest to, jak szybko zostanie przekazana informacja zwrotna i czy daje ona „coś więcej” kandydatowi, poza zwykłym „dziękuję, nie tym razem”. Nie obarczaj tym agencji, zwłaszcza jeśli agencja nie ma kontaktu z Managerem zatrudniającym – to Ty masz wpływ na to jak szybko Manager reaguje na przedstawionych kandydatów i jak szybko dostarczy feedback.
- Agencja buduje Employer Branding poprzez swoją komunikację z kandydatami, więc jeśli masz ciekawe materiały o swojej firmie – podziel się nimi. Nie tylko agencja lepiej Was pozna, ale także kandydaci dostaną gotowe materiały na Wasz temat.
- Agencja dostarcza Ci usługę – pamiętaj, że możesz ustalić jak się komunikujecie i kiedy. Warto „zakontraktować” sobie sposób współpracy. Co ustalisz z agencją ma Ci pomóc w pracy – więc powiedz jasno i otwarcie czego potrzebujesz.
- Sam negocjuj ostateczne warunki współpracy z kandydatem. Nie radzę włączać w to agencji. Robi się wtedy „głuchy telefon”, bo przecież agencja nie ma wszystkich informacji odnośnie możliwości firmy, często nie zna wszystkich benefitów – Tobie łatwiej jest przekonać kandydata. Wykorzystaj swoją wiedzę i przejmij negocjacje końcowe odnośnie warunków zatrudnienia.
- Agencja ma dużą motywację do pracy, ale musi być wynagradzana za swoją pracę. Tu mamy nieco skomplikowaną kwestię, ponieważ wynagrodzenie za pracę agencji najczęściej jest „success fee” czyli bez opłat wstępnych. Oznacza to, że faktura za usługę jest wystawiana wtedy, gdy zostanie zatrudniona osoba do pracy. Agencje rekrutacyjne godzą się na to, ponieważ większość firm nie zgadza się na inne rozwiązania, jednak powoli widać pewną zmianę. Zaczyna się powolne docenianie samego procesu, przez który agencja prowadzi kandydata i część firm zaczyna widzieć długofalowe efekty starań agencji. Może warto pomyśleć o tym, ile możemy zyskać jeśli wprowadzimy płatności częściowe?
Do tej pory nie współpracowałaś / współpracowałeś z agencją?
Nie ma czego się bać – po prostu spróbuj.
Nigdy nie wiadomo – możesz się pozytywnie zaskoczyć 🙂