Audyt HR, choć często postrzegany jako nowość w branży zarządzania zasobami ludzkimi, staje się coraz bardziej istotnym narzędziem dla firm dążących do optymalizacji procesów kadrowych. W dobie dynamicznie zmieniającego się rynku pracy, audyt personalny nie jest już tylko modnym terminem, ale realną potrzebą organizacji chcących utrzymać konkurencyjność i efektywność. Wbrew opiniom sceptyków, nie jest to naciągany koszt, lecz inwestycja w przyszłość firmy i jej pracowników.
Wzrost popularności usługi audyt HR
Jedną z usług, która wzbudza coraz większe zainteresowanie wśród naszych klientów jest właśnie audyt HR. Audyt HR to coś nowego w naszej branży, to usługa, która może być świetnym rozwiązaniem zwłaszcza na teraz, na czas kryzysu. Doskonale wiemy, że na co dzień praca w dziale HR jest wymagająca i rzadko kiedy jest czas na spokojne przyjrzenie się sytuacji wewnątrz firmy. W dzisiejszej rzeczywistości mamy nieco inne priorytety. Przy zmianie zakresu obowiązków HR-owców i większej przestrzeni czasowej na nowe działania, warto sprawdzić co dzieje się w firmie. Mam tu na myśli nie tylko analizę procesów wewnętrznych, takich jak przebieg procesu rekrutacji, czy onboarding-u, ale też strukturę wewnętrzną, faktyczny stan zaangażowania pracowników, itd.
Co zyskujemy dzięki audytowi HR?
- Przede wszystkim ułatwia diagnozę i znalezienie „słabych ogniw”. Nie ma firm idealnych, wszyscy to wiemy, ale „kto się nie rozwija, ten się cofa”. Warto sprawdzać w jakim momencie jest firma i gdzie dąży. Warto wiedzieć co myślą o nas pracownicy, warto potwierdzić kto jest zmotywowany do pracy, co boli pracowników, itd.
- Daje nam świadomość jak wyglądają procesy wewnętrzne w firmie. Audyt pozwala zweryfikować nawet tak prozaiczne rzeczy jak przepływ dokumentów i wysłuchać propozycji za strony pracowników – często te osoby, które pracują na swoim niewielkim poletku mają fantastyczne pomysły, które mogą ułatwić nie tylko ich pracę, ale także usprawnić całą firmę.
- Poza tym pomaga usprawnić procesy rekrutacyjne, przebieg onboarding’u, „wyjścia z firmy”, upewnić się, że dysponujemy odpowiednio opisanymi procesami i dokumentacją, która ułatwia codzienną pracę.
- Weryfikuje relacje wewnętrzne między pracownikami i wspomaga dalsze decyzje odnośnie rozwoju poszczególnych pracowników. Kto wykazuje kompetencje liderskie? Kto potrzebuje więcej wsparcia? Kto czuje się niedoceniony? Jest znacznie większe prawdopodobieństwo, że pracownicy będą bardziej otwarci na komunikację z obcą osobą z firmy zewnętrznej niż z własnym przełożonym.
- Optymalizuje koszty. To jest to co każda firma lubi! Optymalizacja kosztów związana przede wszystkim z wdrażaniem zmian logistycznych, personalnych itd. Jest najczęściej konsekwencją dobrze przeprowadzonego audytu HR.
- Pomaga zaplanować strategię komunikacji. Dlaczego? Komunikacja, która wychodzi z HR ma wpływ na całą organizację – na przyszłe procesy rekrutacyjne oraz na zaangażowanie pracowników.
- Wreszcie dobrze przeprowadzony proces audytu HR dostarcza nam wiedzy o firmie, którą możemy wykorzystać przy planowaniu przyszłości firmy. Dobrze przygotowana strategia jest kluczem do dalszego rozwoju firmy.
Dlaczego firmy obawiają się, że audyt HR to zbędny koszt?
Dlaczego firmy obawiają się, że audyt HR to zbędny koszt? Po pierwsze, aktualny moment nie sprzyja generowaniu wydatków, a audyt HR to inwestycja. Po drugie, jej zwrot nie jest łatwo mierzalny i nie nastąpi na przestrzeni 1-2 miesięcy. Po trzecie, firmy rzadko doceniają wartość jaką niesie ze sobą podobny audyt. Odważę się nawet powiedzieć, że brakuje im szerszej perspektywy i to chyba największy „grzech” firm. Zdarza się, że osoby zarządzające nie widzą potrzeby sprawdzania, co się dzieje w firmie, ponieważ są przekonane, że wszystko działa bez zarzutu. Oczywiście, że działa! Inaczej firma by nie istniała, ale czy to znaczy, że działa na pewno optymalnie? Która firma czy zarządzający może powiedzieć ze stuprocentową pewnością, że wykorzystuje maksimum swojego potencjału?
Audyt HR i audyt personalny – jak robimy to w ForManWay?
Agencja z powodzeniem może dbać o Employer Branding, marketing rekrutacyjny, budowanie przyszłej puli kandydatów, itd, ale te działania są trudne w zakresie wyceny. Poza tym, w sytuacji redukcji etatów, negatywnych emocji jest dużo i często firmie zewnętrznej trudno jest dbać o spójność komunikatów (z jednej strony „zwalniamy”, ale z drugiej „jesteśmy świetnym pracodawcą”) – a jak wiadomo, spójna komunikacja to jest podstawa EB.
Nasza agencja już od jakiegoś czasu dywersyfikowała swoje działania biznesowe i mimo tego, że naszym topowym obszarem działania był i nadal jest headhunting, mamy też grono zaufanych klientów, których wspieramy administracyjnie i HR-owo, a także szkolimy, pomagamy w komunikacji i oferujemy dodatkowe usługi szyte na miarę potrzeb danej organizacji.
Wchodząc w podobną relację wchodzimy „głębiej” do firmy – nie ma mowy tu o niespójności działań, ponieważ wszystko co wychodzi na zewnątrz (do kandydatów i do klientów) jest przemyślane i zgodne z przyjętą przez firmy strategią.
Nieskromnie powiem, że możemy sobie na to „wejście do struktur” pozwolić – staramy się pracować z firmami, których działanie jest nam bliskie, które wyznają podobne zasady i co ważne, mają w miarę krótką ścieżkę decyzyjną. To zapewnia bezpieczną współpracę i daje nam pewność, że proponowane zmiany i ich wdrażanie jest realne, a nie odbywa się tylko „na papierze”.
Kiedy przeprowadzić audyt personalny?
Decyzja o przeprowadzeniu audytu personalnego powinna być podjęta w ważnych momentach życia organizacji. Jednym z nich jest planowanie strategicznych zmian w firmie, takich jak restrukturyzacja czy ekspansja na nowe rynki. W takich sytuacjach audyt HR pozwala na ocenę gotowości zespołu do nadchodzących wyzwań i identyfikację obszarów wymagających wzmocnienia. Innym istotnym momentem jest pojawienie się symptomów problemów organizacyjnych, takich jak spadek efektywności, zwiększona rotacja pracowników czy konflikty wewnętrzne. Audyt personalny może również być przeprowadzony cyklicznie, jako element stałego monitorowania i doskonalenia procesów HR w firmie.
Kto przeprowadza audyt personalny?
Przeprowadzenie skutecznego audytu personalnego wymaga specjalistycznej wiedzy i obiektywnego spojrzenia. Dlatego też najczęściej zadanie to powierza się zewnętrznym ekspertom – doświadczonym konsultantom HR lub firmom specjalizującym się w audytach personalnych. Taki wybór zapewnia niezależność oceny i minimalizuje ryzyko wewnętrznych uprzedzeń czy konfliktów interesów. Niemniej jednak, w niektórych organizacjach audyt może być przeprowadzony przez wewnętrzny zespół HR, pod warunkiem że posiada on odpowiednie kompetencje i narzędzia. Niezależnie od wyboru, kluczowe jest, aby osoby przeprowadzające audyt miały głęboką wiedzę z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, prawa pracy oraz specyfiki branży, w której działa audytowana firma.
Rodzaje audytu personalnego – przykładowe metody
Audyt personalny może przybierać różne formy, w zależności od potrzeb i celów organizacji. Jedną z popularnych metod jest audyt zgodności, który koncentruje się na weryfikacji przestrzegania przepisów prawa pracy i wewnętrznych regulacji firmy. Innym rodzajem jest audyt efektywności, badający skuteczność procesów HR, takich jak rekrutacja, onboarding czy system ocen pracowniczych. Audyt kompetencji z kolei skupia się na analizie umiejętności i wiedzy pracowników w kontekście aktualnych i przyszłych potrzeb organizacji. Coraz większą popularność zyskuje również audyt kultury organizacyjnej, który bada wartości, normy i praktyki kształtujące środowisko pracy.
Niezależnie od wybranej metody, kluczowe jest, aby audyt personalny był przeprowadzony kompleksowo i systematycznie. Proces ten zwykle obejmuje analizę dokumentacji HR, wywiady z pracownikami i kadrą zarządzającą, obserwacje procesów pracy oraz ankiety badające satysfakcję i zaangażowanie pracowników. Wyniki audytu powinny być przedstawione w formie szczegółowego raportu, zawierającego nie tylko diagnozę obecnego stanu, ale także konkretne rekomendacje działań naprawczych i rozwojowych.
Audyt HR w 2024 i 2025 roku – czy warto?
Audyt HR to nie tyle nowość, co niezbędne narzędzie nowoczesnego zarządzania zasobami ludzkimi. Choć wiąże się z pewnymi kosztami, korzyści płynące z jego przeprowadzenia znacznie przewyższają początkowe nakłady. Dobrze przeprowadzony audyt personalny pozwala na identyfikację ukrytych problemów, optymalizację procesów HR i lepsze wykorzystanie potencjału pracowników. W efekcie prowadzi to do zwiększenia efektywności organizacji, poprawy satysfakcji pracowników i wzmocnienia pozycji firmy na rynku. Dlatego też, zamiast postrzegać audyt HR jako zbędny wydatek, warto spojrzeć na niego jak na strategiczną inwestycję w przyszłość firmy i jej najcenniejszy zasób – ludzi.
