Jednym z najważniejszych zadań, przed którym staje każdy pracodawca, jest zaplanowanie grafiku pracowniczego tak, aby odpowiadał on indywidualnym potrzebom
firmy, a jednocześnie był w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami. Przestrzeganie wszystkich zaleceń Kodeksu Pracy pozwoli nie tylko upewnić się, że harmonogram będzie w pełni poprawny, ale również zagwarantuje samym zatrudnionym właściwy balans pomiędzy godzinami roboczymi i odpoczynkiem. Warto również pamiętać, iż wytyczne regularnie podlegają nowelizacjom i zmianom, dlatego konieczne jest śledzenie wprowadzanych w życie aktualizacji.
Podczas układania grafiku warto kierować się kilkoma podstawowymi zasadami:
A) W firmach, które nie wprowadziły stałego rozkładu czasu pracy konieczne jest tworzenie grafików miesięcznych, które do wiadomości pracowników powinny być podawane ze stosownym wyprzedzeniem. Muszą one być układane w oparciu o ustalone wewnętrznie systemy czasu pracy i niedopuszczalne jest stosowanie trybów innych niż te uwzględnione w odgórnych regulacjach.
B) Wymiar czasu pracy każdej zatrudnionej osoby powinien zostać precyzyjnie obliczony i musi zgadzać się z przysługującym pracownikowi etatem. Niedopuszczalne jest planowanie jakichkolwiek nadgodzin.
C) Każdemu pracownikowi przysługuje w miesiącu określona liczba dni wolnych, zależna od ilości weekendów oraz przypadających świąt. Jeżeli święto ustawowo wolne od pracy przypada w niedzielę, w grafiku należy zaplanować dodatkowy dzień wolny.
D) Kodeks pracy gwarantuje każdej osobie zatrudnionej 11-godzinny odpoczynek dobowy. Oznacza to, że pomiędzy zakończeniem pracy w pierwszym dniu, a rozpoczęciem jej w kolejnym nie może minąć mniej niż 11 godzin. W tygodniu pracownik ma również prawo do nieprzerwanego, dłuższego odpoczynku, którego wymiar wynosi 35 godzin. Jeżeli w firmie praca odbywa się również w niedziele, pracownik nie może pracować, czwarta z nich bezwzględnie musi pozostać dniem wolnym od wykonywania obowiązków.
To jedynie część zasad obowiązujących w trakcie planowania czasu pracy – duża ilość przepisów sprawia, że obowiązki kadrowe nie należą do najłatwiejszych, dlatego dla osób, które nie chcą ryzykować najlepszym rozwiązaniem będzie powierzenie ich w ręce profesjonalistów.