Redukcja etatu a prawo do odprawy: najważniejsze informacje dla pracodawcy

Redukcja etatu to jedno z najtrudniejszych wyzwań dla pracodawcy. Wymaga nie tylko empatii wobec pracownika, ale też znajomości przepisów. Sprawdź, kiedy ograniczenie wymiaru pracy wiąże się z obowiązkiem wypłaty odprawy i jak uniknąć błędów w procesie, a także to, czym jest usługa outplacementu dla firm, którą oferuje nasza agencja doradztwa personalnego Warszawa:  ForManWay. 

Czym jest redukcja etatu i kiedy można ją zastosować?

Redukcja etatu oznacza skrócenie wymiaru czasu pracy pracownika, co przekłada się na zmniejszenie liczby godzin przepracowanych w miesiącu oraz adekwatne zmniejszenie wynagrodzenia. Może być stosowana z różnych przyczyn, najczęściej ze względu na:

• kryzysy finansowe, 
• optymalizację kosztów, 
• zmiany organizacyjne w firmie. 

Redukcja etatu sama w sobie nie oznacza zwolnienia pracownika, ale ograniczenie wymiaru jego pracy, np. z pełnego etatu na pół etatu lub trzy czwarte etatu. Warto rozróżnić tę instytucję od zwolnienia pracownika, które wiąże się z rozwiązaniem stosunku pracy. Redukcję etatu można zastosować wyłącznie za zgodą pracownika lub poprzez jednostronne wprowadzenie zmian warunków pracy i płacy pod warunkiem zachowania obowiązujących procedur prawnych i okresów wypowiedzenia.  Dobrym rozwiązaniem jest wykorzystanie usługi outplacementu, która przeznaczona jest dla pracodawców borykających się z problemem redukcji zatrudnienia. 

Redukcja etatu w świetle prawa 

Redukcja etatu nie jest równoznaczna ze zwolnieniem pracownika i nie generuje prawa do odprawy, co jest często mylone. Dopiero jeśli redukcja etatu jest efektem likwidacji stanowiska pracy i skutkuje rozwiązaniem stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, pracownikowi przysługuje odprawa zgodna z obowiązującymi przepisami.

Obecne regulacje prawne wprowadzają wymóg ścisłej współpracy pracodawcy z urzędem pracy przy zwolnieniach grupowych oraz oferują pracownikom wsparcie m.in. poprzez programy zwolnień monitorowanych. To dlatego pracodawcy powinni dobrze orientować się w aktualnych przepisach i prawidłowo planować proces redukcji zatrudnienia, aby uniknąć niezgodności z prawem oraz konfliktów z pracownikami. 

Prawo do odprawy przy redukcji etatu – co mówi Kodeks pracy?

Kodeks pracy precyzuje sytuacje, w których pracownik nabywa prawo do odprawy pieniężnej. W kontekście redukcji etatu istotne jest, że sama zmiana wymiaru czasu pracy nie rodzi prawa do odprawy, gdyż nie dochodzi do rozwiązania stosunku pracy. Odprawa przysługuje natomiast pracownikom, których stosunek pracy zostaje rozwiązany z przyczyn dotyczących pracodawcy, takich jak likwidacja stanowiska pracy czy restrukturyzacja organizacyjna. 

Warunkiem wypłaty odprawy jest zatrudnienie pracodawcy co najmniej 20 pracowników oraz rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem lub porozumieniem stron z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Kwota odprawy jest uzależniona od stażu pracy u danego pracodawcy i nie może przekraczać 15-krotności minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu jej wypłaty. 

W jakich sytuacjach pracownikowi przysługuje odprawa?

Pracownikowi przysługuje odprawa, gdy dochodzi do rozwiązania stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracownika, najczęściej ekonomicznych lub organizacyjnych, jak likwidacja zakładu pracy, likwidacja stanowiska czy reorganizacja. 

Zasady te obowiązują zarówno przy zwolnieniach grupowych, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 osób i zwalnia określoną liczbę pracowników w krótkim czasie, jak i przy zwolnieniach indywidualnych. Wysokość odprawy zależy od okresu zatrudnienia: 

1. przy stażu poniżej 2 lat należy się odprawa w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia;
2. od 2 do 8 lat –  dwumiesięcznego;
3. powyżej 8 lat – trzymiesięcznego wynagrodzenia. 

Odprawa pieniężna jest wypłacana najpóźniej ostatniego dnia trwania stosunku pracy i nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia. 

Jak prawidłowo przeprowadzić redukcję etatu?

Proces redukcji etatu wymaga rzetelnej analizy potrzeb firmy oraz komunikacji z pracownikami. Pracodawca musi zaproponować nowe warunki zatrudnienia, najlepiej w formie pisemnej zmiany umowy, a jeśli pracownik wyrazi zgodę, następuje formalne skrócenie wymiaru czasu pracy. W przypadku jednostronnej zmiany warunków wymagana jest odpowiednia procedura wypowiedzenia zmieniającego, z zachowaniem okresów wypowiedzenia z Kodeksu pracy. Redukcja etatu nie powinna być pretekstem do ukrytego zwolnienia lub dyskryminacji, a wszelkie decyzje powinny mieć podstawę prawną i być transparentne. 

W przypadku redukcji zatrudnienia wiążącej się z rozwiązaniem umowy należy przestrzegać przepisów dotyczących zwolnień indywidualnych i grupowych, w tym konsultacji z pracownikami i urzędem pracy jeśli przekroczone są progi liczby zwalnianych osób. 

Obowiązki pracodawcy przy zwolnieniach i redukcji etatu

Pracodawca, planując redukcję zatrudnienia, ma obowiązek przestrzegania przepisów prawa pracy dotyczących rozwiązywania umów o pracę, w tym m.in. prowadzenia konsultacji ze związkami zawodowymi lub pracownikami, właściwego prowadzenia procesu zwolnień grupowych oraz zapewnienia odpraw pieniężnych. 

Od czerwca 2025 roku obowiązuje również instytucja zwolnień monitorowanych, która wymaga współpracy z urzędem pracy w zakresie wsparcia dla zwalnianych pracowników, obejmującego pośrednictwo pracy, szkolenia i poradnictwo zawodowe. Pracodawca musi ponadto prawidłowo dokumentować przebieg procesu redukcji oraz wypłacić należne odprawy terminowo i zgodnie z obowiązującymi stawkami. 

Najczęstsze błędy pracodawców przy redukcji zatrudnienia

Do najczęstszych błędów popełnianych przez pracodawców podczas redukcji etatu i zatrudnienia należą: 

• brak zachowania formalnych procedur prawnych, 
• niewłaściwe interpretowanie redukcji etatu jako zwolnienia (i odwrotnie), 
• nieprzyznawanie odpraw pracownikom spełniającym warunki, 
• niedostateczna komunikacja z pracownikami, 
• brak współpracy z urzędem pracy przy zwolnieniach grupowych. 

Częstym problemem jest również nieprawidłowe ustalenie okresów wypowiedzenia i zmiana warunków zatrudnienia bez odpowiednich podstaw, co może skutkować roszczeniami pracowniczymi i sporami. Zaleca się rygorystyczne stosowanie przepisów, uwzględnianie zmian prawnych na bieżąco oraz korzystanie ze wsparcia działów HR i prawników.