Czym się zajmuje HR i jakie ma zadania?

Dział HR (Human Resources) to jeden z najważniejszych działów w każdej firmie, którego nadrzędnym celem jest zapewnienie efektywnego zarządzania personelem oraz wspieranie rozwoju wszystkich pracowników. Skoro tutaj jesteś, to z pewnością zastanawiasz się, czym zajmuje się HR. W tym krótkim artykule spróbujemy wyjaśnić najważniejsze aspekty tego działu, które pozwolą lepiej poznać pracę w tym obszarze. Wyjaśnimy również, co oznacza skrót HR.

Dział HR – czym się zajmuje?

Właściciele przedsiębiorstw mają coraz większą świadomość tego, jak ważne jest zapewnienie odpowiednich warunków do pracy wszystkim pracownikom, bez których firma nie mogłaby funkcjonować. To dzięki ludziom firma ma szansę na osiągnięcie prawdziwego sukcesu w swojej dziedzinie. Dlatego tak ważne jest, aby prawidłowo zarządzać zasobami ludzkimi.

Dział HR, czyli Human Resources odgrywa kluczową rolę w wielu przedsiębiorstwach, ponieważ jest pewnego rodzaju łącznikiem pomiędzy kierownictwem a pracownikami, odpowiadając za istotne obszary działalności.

Dział HR odpowiada m.in. za:

• rekrutację odpowiednich pracowników na stanowisko oraz research rynku pracy;
• motywowanie obecnych pracowników do wykonywania swoich obowiązków;
• rozwój umiejętności pracowników, poprzez szkolenia i coaching;
• przygotowywanie oraz przeprowadzanie ważnych szkoleń;
• onboarding nowych pracowników do pracy w danych obszarach firmy.

HR dzieli się na miękki oraz twardy. Miękki HR dotyczy rekrutacji oraz organizacji pracy w firmie, natomiast twardy HR skupia się na wszystkich kwestiach prawnych związanych z zatrudnianiem pracowników oraz prowadzeniem ich dokumentacji. Zatem HRowcy to osoby, które posiadają dobrze rozwinięte umiejętności interpersonalne, administracyjne czy kadrowe.

Praca w HR – na czym polega?

Human Resources brzmi dość tajemniczo, a w jego nazwie kryje się coś więcej niż zarządzanie zasobami ludzkimi. 

Praca w tym zawodzie z pewnością wymaga dużego zaangażowania, dokładności i wiąże się z wieloma wyzwaniami. Daje też wiele satysfakcji, ponieważ ma duży wpływ na rozwój całego przedsiębiorstwa. Zatem jakie umiejętności powinni posiadać pracownicy tego obszaru działalności? 

Przede wszystkim powinny być to osoby wszechstronne, które nie boją się podejmować nowych wyzwań. Bowiem w tym zawodzie nie ma czasu na nudę i monotonię. HRowcy powinni być także otwarci i mieć łatwość w nawiązywaniu nowych kontaktów, aby skutecznie realizować założenia firmy. 

Kolejną z kompetencji, która przyda się w tym zawodzie to umiejętność negocjacji, których z pewnością nie brakuje w żadnym obszarze działalności. Osoba odpowiedzialna za HR powinna wiedzieć, w jaki sposób komunikować się z pracownikami, aby nie pogorszyć ich relacji z kierownictwem, a wręcz przeciwnie – jeszcze bardziej zachęcić ich do efektywnej współpracy. To właśnie pracownik działu HR powinien dostarczać pracownikom wiedzę dotyczącą ich praw w firmie, by mogli czuć do niej przynależność, swobodnie wykonując swoje obowiązki.

Twardy HR a miękki HR, czym różnią się od siebie? 

Jak można zauważyć, lista zadań, które leżą po stronie HR, jest naprawdę długa, a w wielu przypadkach określone działania podejmują specjaliści HR o odpowiednich kompetencjach oraz doświadczeniu. Szczególnie warto rozróżnić zatem tzw. miękki HR oraz twardy HR. Czym się od siebie różnią? 

• Miękki HR przede wszystkim koncentruje się na jakości pracy, a także kapitale ludzkim, a więc w centrum jego uwagi, analiz oraz wielorakich działań są pracownicy, traktowani zarówno jako indywidualne jednostki, jak i jako zespół/kadra. Do zadań miękkiego HR można zaliczyć m.in. stałe podnoszenie jakości zasobów ludzkich, realizowanie zaplanowanej polityki zatrudnienia, prowadzenie rekrutacji, odpowiednie wdrażanie pracowników na stanowiska czy też dbanie o wysoką motywację do pracy całego zespołu. Istotną miękkiego HR jest także komunikacja interpersonalna, dlatego miękki HR to domena osób empatycznych o ugruntowanej wiedzy i doświadczeniu w zakresie zarządzania i rozwoju zasobami ludzkimi, w tym talentami! 
• Twardy HR dotyczy przede wszystkim wymogów formalnych, które wynikają z przepisów prawa pracy, w tym Kodeksu Pracy. Mowa zatem o administracji kadrowej, zarządzaniu płacami czy urlopami, a także o rozliczaniu czasu pracy, w tym delegacji. Ponadto twardy HR ma za zadanie właściwe zarządzanie i archiwizowanie dokumentów (w tym akt osobowych pracowników). Dla przykładu po jego stronie leży podpisywanie i rozwiązywanie umów czy wszelkie kwestie związane z ubezpieczeniami społecznymi. Twardy HR wymaga zatem doskonałej wiedzy administracyjnej, prawnej, a nawet rachunkowej; doświadczenia w administracji kadrowo-płacowej oraz umiejętności obsługi specjalistycznego oprogramowania biurowego dla działów HR. Dodać warto, że twardy HR musi korelować, czyli „współpracować” z miękkim HR. Ze względu na powiązania administracyjne dotyczy to też księgowości. 

Przykłady stanowisk w świecie miękkiego i twardego HR 

Działy HR, zwłaszcza dużych korporacji, zatrudniają naprawdę różnych specjalistów, tworząc dla nich konkretne wakaty. Wśród ofert pracy można spotkać się z poszukiwaniem ekspertów na takie stanowiska jak m.in.: 

• kierownik ds. rekrutacji; 
• specjalista ds. rekrutacji; 
• specjalista ds. szkoleń;
• asystent ds. personalnych; 
• doradca zawodowy; 
• coach kariery; 
• zaufany partner strategiczny (business partner), 
• dyrektor ds. personalnych. 

Warto mieć również świadomość tego, że obecnie stanowiska związane z HR często przyjmują obcobrzmiące, angielskie nazwy takie jak np. HR Manager, HR Specialist, Recruitment Specialist czy też HR Consultant. 

Dział HR vs Outsourcing HR

Zobacz, czym różnią się tradycyjne rozwiązania kadrowe od elastycznego modelu współpracy z zewnętrznym partnerem HR.

Obszar	Wewnętrzny dział HR	Outsourcing HR
Koszty	Wysokie koszty stałe związane z zatrudnieniem zespołu.	Elastyczne rozliczenie – płacisz tylko za potrzebne usługi.
Dostępność kompetencji	Ograniczone doświadczenie w zależności od wielkości zespołu.	Dostęp do szerokiego zespołu ekspertów w różnych dziedzinach HR.
Elastyczność	Stała struktura i procesy – trudna skalowalność.	Skalowanie usług w zależności od potrzeb biznesowych.
Czas reakcji	Ograniczone możliwości przy większej liczbie zadań.	Szybka reakcja dzięki dedykowanym specjalistom.
Wdrażanie zmian	Wymaga reorganizacji wewnętrznych struktur.	Zewnętrzny zespół wdraża zmiany sprawnie i bez zakłóceń.
Dostęp do technologii	Zależność od budżetu i decyzji IT.	Dostęp do nowoczesnych narzędzi HR i systemów rekrutacyjnych.

Dział HR – pracownicy: Kompletny przewodnik po zarządzaniu zasobami ludzkimi w firmie

Dział HR (Human Resources) stanowi fundament każdej organizacji, odpowiadając za strategiczne zarządzanie kapitałem ludzkim. Specjaliści HR zajmują się nie tylko rekrutacją i selekcją kandydatów, ale również rozwojem zawodowym pracowników, kształtowaniem kultury organizacyjnej oraz budowaniem systemów motywacyjnych. W dzisiejszej dynamicznej rzeczywistości biznesowej, kompetentny zespół HR może decydować o sukcesie całej firmy.

Współczesny dział HR ewoluował daleko poza tradycyjne funkcje administracyjne. Specjaliści ds. zasobów ludzkich stali się strategicznymi partnerami biznesowymi, wspierającymi realizację celów organizacyjnych poprzez optymalne wykorzystanie potencjału zespołu. Ich zadania obejmują planowanie sukcesji, zarządzanie talentami, analitykę HR oraz implementację nowoczesnych technologii wspierających procesy kadrowe.

Kiedy dział HR nie istnieje? Co zrobić w zamian?

Brak dedykowanego działu HR to częsta sytuacja w małych i średnich przedsiębiorstwach, gdzie funkcje kadrowe rozproszone są między różnych pracowników lub całkowicie zaniedbane. Sytuacja taka występuje szczególnie w startupach, firmach rodzinnych lub organizacjach liczących do 50 pracowników, gdzie właściciele skupiają się głównie na rozwoju produktu lub usługi.

Bez działu HR firmy borykają się z licznymi wyzwaniami: chaotycznymi procesami rekrutacyjnymi, brakiem spójnej polityki kadrowej, problemami z dokumentacją pracowniczą oraz wysoką rotacją zespołu. Dodatkowo, przedsiębiorstwa narażone są na ryzyko prawne związane z nieprzestrzeganiem przepisów prawa pracy.

Alternatywą dla tradycyjnego działu HR może być:

Wewnętrzne rozwiązania:

• Wyznaczenie jednej osoby jako odpowiedzialnej za sprawy kadrowe (często właściciel lub manager)
• Podział obowiązków HR między istniejących pracowników
• Implementacja systemów HR-owych automatyzujących podstawowe procesy
• Wykorzystanie platform rekrutacyjnych i narzędzi do zarządzania zespołem

Rozwiązania hybrydowe:

• Zatrudnienie konsultanta HR na część etatu
• Współpraca z agencjami rekrutacyjnymi przy konkretnych projektach
• Korzystanie z usług prawników specjalizujących się w prawie pracy
• Szkolenia dla kadry zarządzającej z zakresu podstaw HR

Kluczowe jest stworzenie jasnych procedur dotyczących rekrutacji, ocen pracowniczych, urlopów oraz dokumentacji kadrowej. Nawet bez dedykowanego działu HR, firma musi zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami oraz podstawowe standardy zarządzania zespołem.

Ile kosztuje prowadzenie działu HR?

Koszty prowadzenia działu HR w Polsce znacząco różnią się w zależności od wielkości firmy, branży oraz zakresu świadczonych usług. Kompleksowa analiza kosztów powinna uwzględniać nie tylko wynagrodzenia specjalistów, ale również koszty pośrednie i inwestycje w technologie.

Orientacyjna struktura kosztów działu HR

Wynagrodzenia pracowników:

• Specjalista HR: 6 000 – 12 000 zł brutto miesięcznie
• Senior HR Specialist: 8 000 – 15 000 zł brutto miesięcznie
• HR Manager: 12 000 – 25 000 zł brutto miesięcznie
• HR Director: 20 000 – 40 000 zł brutto miesięcznie

Koszty pośrednie (25-35% wynagrodzenia brutto):

• Składki pracodawcy (ZUS, FP, FGŚP)
• Koszty rekrutacji nowych pracowników HR
• Szkolenia i rozwój kompetencji zespołu
• Certyfikacje i konferencje branżowe

Technologie i narzędzia:

• System HR/HCM: 50 – 500 zł miesięcznie na pracownika
• Platformy rekrutacyjne: 2 000 – 10 000 zł rocznie
• Narzędzia do ocen i feedbacku: 20 – 100 zł miesięcznie na pracownika
• Licencje na oprogramowanie specjalistyczne

Dodatkowe koszty operacyjne:

• Materiały biurowe i dokumentacja
• Koszty wydarzeń integracyjnych
• Badania satysfakcji pracowników
• Outsourcing wybranych procesów

Dla firmy zatrudniającej 100 pracowników, miesięczne koszty działu HR (2-3 osoby) wynoszą średnio 25 000 – 45 000 zł, co stanowi około 2-4% całkowitej masy płacowej organizacji. Inwestycja ta zwraca się poprzez zwiększoną efektywność procesów, niższą rotację oraz lepsze dopasowanie kandydatów do kultury organizacyjnej.

Jak zostać HR-owcem?

Kariera w dziale HR oferuje szerokie możliwości rozwoju zawodowego oraz wpływu na funkcjonowanie całej organizacji. Ścieżka do zostania specjalistą HR wymaga połączenia odpowiedniego wykształcenia, praktycznych umiejętności oraz ciągłego rozwoju kompetencji miękkich.

Wykształcenie i przygotowanie merytoryczne:

Najbardziej pożądane kierunki studiów to psychologia, zarządzanie, socjologia, pedagogika oraz prawo. Coraz większą popularność zyskują także specjalistyczne studia podyplomowe z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi. Wiedza z obszaru prawa pracy, psychologii organizacji oraz ekonomii stanowi fundament profesjonalnej pracy w HR.

Kluczowe kompetencje techniczne:

• Znajomość Kodeksu Pracy i przepisów prawa pracy
• Umiejętność prowadzenia rozmów rekrutacyjnych
• Znajomość technik oceny pracowników
• Podstawy analizy danych HR (HR Analytics)
• Obsługa systemów HRIS/HCM
• Znajomość metodologii szkoleń i rozwoju

Kompetencje miękkie:

• Wysokie umiejętności komunikacyjne
• Empatia i zdolność budowania relacji
• Umiejętność mediacji i rozwiązywania konfliktów
• Dyskrecja i zachowanie poufności
• Odporność na stres i elastyczność
• Umiejętność pracy w zespole

Praktyczne kroki rozwoju kariery:

Rozpoczęcie kariery często następuje poprzez staże lub pozycje junior w działach HR. Wartościowe doświadczenie można zdobyć pracując w agencjach rekrutacyjnych, firmach consultingowych lub jako asystent w dziale personalnym. Wiele osób rozpoczyna karierę od obsługi administracyjnej procesów HR, stopniowo rozwijając kompetencje w zakresie rekrutacji i rozwoju pracowników.

Ciągły rozwój zawodowy wymaga uczestnictwa w szkoleniach, warsztatach oraz konferencjach branżowych. Certyfikacje SHRM, CIPD czy lokalne certyfikaty PTZP (Polskiego Towarzystwa Zarządzania Personelem) znacząco wzmacniają pozycję na rynku pracy.

Czy outsourcing HR opłaca się bardziej od prowadzenia działu HR?

Decyzja między prowadzeniem wewnętrznego działu HR a korzystaniem z usług zewnętrznych firm to strategiczny wybór, który może znacząco wpłynąć na efektywność organizacji oraz koszty operacyjne. Analiza opłacalności powinna uwzględniać nie tylko aspekty finansowe, ale również jakość świadczonych usług oraz specyfikę branży.

Korzyści z outsourcingu HR

Aspekt finansowy: Outsourcing eliminuje stałe koszty wynagrodzeń, składek pracodawcy oraz inwestycji w technologie HR. Firmy płacą jedynie za faktycznie świadczone usługi, co pozwala na lepsze planowanie budżetu. Dla małych i średnich przedsiębiorstw koszt outsourcingu często stanowi 60-80% kosztu prowadzenia wewnętrznego działu HR.

Dostęp do ekspertów: Zewnętrzne firmy HR dysponują zespołami specjalistów z różnych obszarów: rekrutacji, prawa pracy, szkoleń czy analityki. Klienci uzyskują dostęp do najnowszych trendów, narzędzi oraz sprawdzonych metodologii bez konieczności inwestowania w rozwój wewnętrznych kompetencji.

Elastyczność i skalowalność: Outsourcing pozwala na szybkie dostosowanie zakresu usług do aktualnych potrzeb firmy. W okresach intensywnej rekrutacji czy projektów rozwojowych można łatwo zwiększyć wsparcie, a następnie je ograniczyć.

Argumenty za wewnętrznym działem HR

Znajomość kultury organizacyjnej: Wewnętrzni specjaliści HR lepiej rozumieją specyfikę firmy, jej wartości oraz cele strategiczne. Pozwala to na bardziej precyzyjne dopasowanie procesów HR do potrzeb organizacji oraz skuteczniejsze budowanie zaangażowania pracowników.

Ciągłość i dostępność: Stały zespół HR zapewnia nieprzerwaną obsługę pracowników oraz szybkie reagowanie na bieżące potrzeby. Bezpośredni kontakt między pracownikami a działem HR buduje zaufanie oraz poczucie wsparcia.

Kontrola nad procesami: Własny dział HR daje pełną kontrolę nad strategią personalną, jakością procesów oraz dostępem do wrażliwych danych pracowniczych. Organizacja może swobodnie modyfikować procedury oraz dostosowywać je do zmieniających się potrzeb.

Optymalne rozwiązanie hybrydowe

Coraz więcej firm wybiera model mieszany, łącząc zalety obu podejść. Kluczowe funkcje strategiczne (rozwój talentów, kultura organizacyjna) pozostają wewnątrz firmy, podczas gdy procesy administracyjne, rekrutacja do standardowych pozycji czy szkolenia są outsourcowane. Decyzja powinna uwzględniać wielkość firmy, branżę, dostępny budżet oraz strategiczne znaczenie funkcji HR dla organizacji. Firmy do 50 pracowników często zyskują na outsourcingu, podczas gdy większe organizacje mogą efektywniej zarządzać wewnętrznymi działami HR.

---

Zarządzanie zasobami ludzkimi to kluczowy element sukcesu każdej organizacji. Niezależnie od wybranego modelu – własny dział HR, outsourcing czy rozwiązania hybrydowe – najważniejsze jest dostosowanie strategii personalnej do celów biznesowych oraz stworzenie środowiska sprzyjającego rozwojowi i zaangażowaniu pracowników.

Co jeśli w firmie nie ma działu HR, czyli co zrobić, kiedy HR nie istnieje?! 

Praca działu HR, choć niekiedy bywa niedoceniana, stanowi niebywale istotny filar wielu firm oraz organizacji, zwłaszcza zatrudniających dużą liczbę pracowników. Bez HR nie można mówić o prawidłowej komunikacji między pracownikami a pracodawcą czy o wypełnianiu potrzeb pracowniczych w zgodzie z literą prawa. Nic zatem dziwnego, że duże firmy, korporacje, a także większe instytucje publiczne inwestują w stały rozwój działów miękkiego i twardego HR. Co jednak zrobić, kiedy z różnych przyczyn HR w firmie nie istnieje? 

Często zdarza się tak w małych firmach; firmach, które błyskawicznie się rozwinęły; lub zajmują się działaniami produkcyjnymi. W takich przypadkach nie zawsze zakładanie działu HR jest uzasadnione m.in. pod kątem finansowym. Dobrym rozwiązaniem jest skierowanie się ku usługom outsourcingowym HR, które dostępne są np. w formie wsparcia HR, doradztwa HR czy outsourcingu procesów rekrutacyjnych (RPO). Powierzenie spraw kadrowych czy rekrutacyjnych ekspertom może okazać się bowiem nie tylko tańsze, ale i efektywniejsze. Pamiętać należy, że specjaliści HR korzystają z szeregu nowoczesnych narzędzi oraz sprawdzonych metod, które np. skutkują szybszym sprowadzaniem talentów do firm.