Coraz częściej spotykamy się z sytuacjami, gdy pracownik zachoruje podczas pobytu za granicą lub zatrudniony jest przez zagranicznego pracodawcę. Pojawia się wówczas pytanie: czy istnieje coś takiego jak międzynarodowe zwolnienie lekarskie? Kwestia ta budzi wiele wątpliwości zarówno wśród pracowników, jak i pracodawców. Spieszymy zatem z wyjaśnieniami – nasi rekruterzy end-to-end i specjaliści HR dzielą się wiedzą na temat zagranicznych zwolnień lekarskich. Poznaj obowiązki pracodawców oraz formalne wymogi dla tego typu dokumentów!
Zwolnienie lekarskie wystawione za granicą – najważniejsze wymogi prawne
Formalnie rzecz ujmując, nie istnieje uniwersalne międzynarodowe zwolnienie lekarskie, które byłoby uznawane automatycznie we wszystkich krajach świata. Każde państwo posiada własne regulacje dotyczące dokumentacji medycznej i zaświadczeń o niezdolności do pracy. Należy jednak podkreślić, że w przypadku krajów Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii funkcjonują pewne mechanizmy ułatwiające uznawanie zagranicznych zwolnień lekarskich.
- Podstawowym wymogiem jest to, by zagraniczne zaświadczenie lekarskie zawierało wszystkie niezbędne elementy wymagane przez przepisy krajowe. W przypadku Polski, zwolnienie powinno określać okres niezdolności do pracy, przyczynę nieobecności (chorobę) oraz zalecenia lekarskie.
- Dokument musi być wystawiony przez uprawnionego lekarza lub placówkę medyczną.
- Ponadto zaświadczenie wydane w języku obcym wymaga tłumaczenia na język polski, najlepiej przez tłumacza przysięgłego, choć w praktyce ZUS i pracodawcy mogą zaakceptować również dokument przetłumaczony przez pracownika, jeśli nie budzi on wątpliwości.
Warto wiedzieć!
Pracownik przebywający za granicą, który zachorował i otrzymał tam zwolnienie lekarskie, powinien niezwłocznie poinformować o tym swojego pracodawcę, najlepiej drogą elektroniczną, przesyłając skan dokumentu. Oryginał zaświadczenia wraz z tłumaczeniem należy dostarczyć po powrocie do kraju. W przypadku dłuższej niezdolności do pracy lub kiedy choroba nastąpiła podczas urlopu wypoczynkowego, szczególnie ważne jest przestrzeganie terminów i procedur informowania pracodawcy.
Poznaj obowiązki pracodawcy przy zagranicznym zwolnieniu lekarskim
Pracodawca otrzymujący zagraniczne zwolnienie lekarskie ma obowiązek jego weryfikacji pod względem formalnym. Musi sprawdzić, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy oraz czy został wystawiony przez uprawnioną osobę lub instytucję. W przypadku wątpliwości pracodawca ma prawo skierować zaświadczenie do weryfikacji przez lekarza orzecznika ZUS.
Obowiązkiem pracodawcy jest także przekazanie zagranicznego zwolnienia lekarskiego do właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 7 dni od jego otrzymania. Jest to istotne, ponieważ to ZUS ostatecznie decyduje o uznaniu zagranicznego zaświadczenia jako podstawy do wypłaty świadczeń z tytułu choroby. Pracodawca powinien również prowadzić odpowiednią dokumentację dotyczącą nieobecności pracownika i naliczenia wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego.
Warto zaznaczyć, że pracodawca nie może odmówić przyjęcia prawidłowo wystawionego zagranicznego zwolnienia lekarskiego tylko z powodu jego zagranicznego pochodzenia. Takie działanie mogłoby zostać uznane za naruszenie praw pracowniczych. Jednocześnie pracodawca ma prawo do kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego, niezależnie od kraju jego wystawienia, co w przypadku zwolnień zagranicznych może być logistycznie trudniejsze, ale pozostaje w zakresie jego uprawnień.
Twoi pracownicy delegowani są do pracy poza Polską? Potrzebujesz przy tym doradztwa HR? Zgłoś się do naszych specjalistów i skorzystaj z pełnego wsparcia. Oferujemy innowacyjne rozwiązania w ramach usługi RPO!
Zwolnienie lekarskie a zagraniczny pracodawca: co warto wiedzieć?
Sytuacja przedstawia się nieco inaczej, gdy polski pracownik zatrudniony jest przez zagranicznego pracodawcę. W takim przypadku zastosowanie mają przepisy kraju, w którym pracownik jest ubezpieczony. Pracownik podlega zatem ubezpieczeniu w kraju, w którym wykonuje pracę, jednak istnieją wyjątki, na przykład w przypadku delegowania czy pracy w kilku państwach jednocześnie.
W przypadku zachorowania, polski pracownik zatrudniony za granicą powinien stosować się do procedur obowiązujących w kraju ubezpieczenia. Jeśli jest ubezpieczony w Polsce, zwolnienie lekarskie wystawione w innym kraju UE/EOG powinno zostać dostarczone do polskiego ZUS i pracodawcy. Jeśli natomiast podlega ubezpieczeniu w kraju pracodawcy, musi przestrzegać tamtejszych procedur dotyczących raportowania choroby i dostarczania dokumentacji medycznej.
Formularze zagraniczne ZUS
W kontekście międzynarodowych zwolnień lekarskich istotną rolę odgrywają specjalne formularze ZUS, które ułatwiają koordynację systemów zabezpieczenia społecznego między krajami. Najważniejsze z nich to formularze z serii E oraz nowsze dokumenty z serii PD (Portable Documents). Szczegóły sprawdzisz na stronie www Urzędu.
